Slik oppretter du en bestilling

I Rackbeat kan du opprette en bestilling på flere måter. Hvilken måte som passer deg best avhenger av dine arbeidsflyter. I denne artikkelen viser vi deg hvordan du oppretter en bestilling fra bunnen.

Rackbeat tilbyr flere forskjellige måter å opprette en bestilling på, som gir deg fleksibilitet til å velge den metoden som passer best til din arbeidsflyt. Her er noen eksempler:

1. Manuell bestilling under innkjøpsfanen
2. Via 'Varer å bestille på nytt' på dashbordet
   1. Logikken bak gjenbestillingsfunksjonen
3. Bruk av gjenbestillingsrapporten
4. Bestilling via varefanen

Manuell bestilling

I denne guiden vil vi vise deg hvordan du enkelt kan opprette en bestilling i Rackbeat via fanen "Innkjøp". Det er en av flere metoder for å opprette bestillinger i Rackbeat, hver tilpasser forskjellige arbeidsganger.

1. Velg innkjøp:
   1. Gå til fanen "Innkjøp" øverst i Rackbeat og klikk på "Bestilling" i menyen.
      
2. Opprett en ny bestilling:
   
   1. Klikk på "Opprett ny" øverst i høyre hjørne
   2. Velg leverandøren for bestillingen fra dropdown-menyen, eller opprett en ny leverandør ved å velge "Opprett" nederst i dropdown-boksen, og deretter "Opprett og rediger".
      
3. Oppgi Bestillingsdetaljer:
   
   1. Fyll ut den relevante infromasjonen, som referanser, betalings- og leveringsbetingelser.
      
4. Legg til varelinjer
   
   1. Trykk på "Produktlinje", "Tekstlinje" eller "Tilføy varesamling" i midten av skjermbildet for å legge til en eller flere varelinjer.
      
      
      1. Lag varesamling vil kun være tilgjengelig hvis du har opprettet en eller flere varesamlinger
   2. Velg et produkt, angi mengden og andre relevante opplysninger for hver varelinje.
      
5. Lagre bestillingen:
   
   1. Klikk på "Lagre" for å avslutte tilføyelsen av varer, eller velg "Lagre og ny" for å fortsette med å legge til varer.
      
6. Send bestillingen til leverandøren:
   
   1. Når bestillingen er klar, klikker du på "Bekreft innkjøpsordre" øverst i høyre hjørne
   2. Velg om du ønsker å sende bestillingen via mail, og klikk deretter på "Send" for å ferdiggjøre prosessen.
      

Varer å bestille på nytt

Du kan bestille varene dine gjennom vår gjenbestillingsfunksjon som du finner på dashbordet.

Når du klikker på "Bestill alle på nytt" knappen, får du opp et vindu som gir deg mulighet til å velge hvilken leverandør du ønsker å bestille fra.

Har du allerede lagt ved en primær leverandør for varen, vil denne automatisk velges for deg.

Hvis du trykker på "Opprett X antall bestillingsutkast" vil bestillingene dine opprettes som kladder og håndteres som vanlig heretter.

Vi har opprettet 3 bestillingskladder og derfor får jeg dette varslet:

Nå skal du finne dem i bestillingsoversikten og arbeide med dem herfra.

Logikken bak gjenbestillingsfunksjonen

Vår gjenbestillingsfunksjon i Rackbeat virker på denne måten: systemet sammenligner varens aktuelle totale lagerbeholdning med den minimumslagerbeholdningen du har lagt inn for varen.

Når varens lagerbeholdning faller under det angitte minimumet, blir varen automatisk fremhevet i gjenbestillingsfunksjonen og på din gjenbestillingsrapport.

I illustrasjonen nedenfor har vi fremhevet vitkige punkter på varens infromasjonsside:

1. På lager: Her vises varens nåværende lagerbeholdning.
2. Minimums lagerbeholdning: Dette feltet viser den minimumslagerbeholdningen som er innstilt for varen.
3. Primær leverandør: Her oppgis den primære leverandøren som er valgt for varen.

Bruk av gjenbestillingsrapporten

Du kan også benytte deg av vår gjenbestillingsrapport, som vil fungere på omtrent samme måte som gjenbestillingsfunksjonen du fant ute på dashbordet.

Rapporten finner du ved å gå inn på Rapportering og velge Bestill på nytt.

Videre vil du ha mulighet for å filtrere, og dersom du ikke legger ved noe i filtrene vil Rackbeat vise alle varene dine.

I filteret "Status" kan du velge om du vil se alle varene, varene som er under minimumsbeholdningen og må bestilles på nytt, eller varene som ikke trenger å bestilles på nytt ennå.

I skjermbildet under har jeg valgt å kun se varene som skal gjenbestilles.

Herfra kan du gjøre 2 ting. Du kan velge å klikke på "Bestill på nytt" per varelinje, eller markere flere varer på samme tid og så klikke på knappen "Bestill alle på nytt".

La oss lage en gjenbestilling på flere varer:

Bestilling via varefanen

Du kan også opprette en bestillingen direkte gjennom vareoversikten din:

Det du gjør er:

1. Gå til vareoversikten din
2. Søk etter eller velg den varen du ønsker å bestille
3. Hold musen over de 3 prikkene i høyre side
4. Velg "Bestill produkt"
   
5. Inntast antallet du ønsker å bestille og velg en leverandør (Hvis primær leverandør er valgt å varen, vil denne automatisk være valgt for bestillingen)
6. Opprett bestillingskladden din

Hvis du skal bestille flere varer av gangen, kan du gjøre det på denne måten:

Her skal du rett og slett bare huke av for de varene du ønsker å bestille og velge å bestille de gjennom massehandlinger:

Dermed blir det opprettet en bestillingskladd som du kan arbeide ut fra.