I vår produktimport kan du importere helt nye produkter til Rackbeat. Det sparer deg tid hvis du skal opprette mange produkter på en gang. I denne artikkelen viser vi deg hvordan du importerer nye produkter i Rackbeat.
Hvis du ønsker å oppdatere data på produkter som allerede finnes i systemet, kan du få hjelp til hvordan det gjøres smart via import, i artikkelen vår:
Kanskje du allerede har en excel-fil med data på produktene dine. Den kan du godt bruke hvis den inneholder det eksisterende Leverandørnummeret. Vi anbefaler at du bruker eksempel-filen vår (lastes ned i Rackbeat som beskrevet nedenfor), som viser hvordan en korrekt oppstilt importfil skal se ut.
Uansett om du bruker din egen fil eller vår, er det viktig at formatet som importeres er av typen .CSV (CSV UTF-8 (kommasepareret)).
Før du går i gang må følgende være opprettet i Rackbeat:
- Varegrupper
Se hvordan du oppretter varegrupper her.
Importering av nye produkter
- Klikk på fanen "Varer" øverst på siden
- Klikk på "Produkter" i menyen
- Klikk på "Importer" øverst i høyre hjørne
- Du kan nå enten velge å bruke din egen excel-fil eller å laste ned eksempel-filen ved då klikke på teksten "Eksempel fil"
Vi anbefaler, at du laster ned eksempel-filen of bruker denne for å sikre at du får den riktige dataen med i importen
Den dataen du vil importere må oppfylle følgende kriterier:- Obligatorisk informasjon er følgende: Varenummer, varegruppe, varenavn, kost- samt salgspris (hvis du ikke ønsker å importere kost- og/eller salgspris kan du bare skrive 0 i cellen)
- Varenummeret må maksimum bestå av 25 tegn, inkludert eventuelle mellomrom
- Varenavnet må maksimum bestå av 255 tegn, inkludert eventuelle mellomrom
- Salgs- og kostpriser skal være ekskludert moms
Her er en forklaring på de kolonnene det er mulig å lese inn. Obligatoriske kolonner er markert med fet tekst.
Kolonne Forklaring Varenummer Varens nummer. Maksimum 25 tegn Gruppe Varens gruppe. Gruppens nummer, og ikke navn, skal tastes inn i denne kolonnen. Varenavn Varens navn. Maksimum 255 tegn. Kostpris Varens kostpris. Skal være ekskludert moms. Salgspris Varens salgspris. Skal være ekskludert moms. Enhet Varens enhet. For eksempel samtlige enheter du ønsker å ta i bruk, skal først opprettes i systemet. Antall lager Hvis du vet hvor mange enheter av varen du har på lager, kan dette angis her. Denne kolonnen brukes kun ved opprettelse av produkter. Hvis du senere skal rette opp i lagerbeholdningen, gjøres det gjennom en regulering. Beskrivelse Her kan du skrive en beskrivelse av varene dine Min. lagerbeholdning Her angis minimumlagerbeholdning for varen, for den skal bestilles på nytt. Min. antall ordre Her angis minimum ordrestørrelse. Når et innkjøps gjøres skal ordren minimum lyde på dette antallet. Strekkode Har varen en strekkode, tastes den inn her. Lokasjon Har varen en standardlokasjon, tastes den inn her. Variant Er det en variasjon tilknyttet varen, kan det tastes inn her. Vekt Her kan du angi varens vekt. Vektenhet Her kan du angi vektenhet, for eksempel 'kilo'. Bredde Her kan du angi varens bredde Høyde Her kan du angi varens høyde Dybde Her akn du angi varens dybde. Størrelse Her kan du angi varens enhetsstørrelse. For eksempel 'centimeter'. Leverandørnummer Har du en standardleverandør du kjøper varen av kan leverandørnummeret tastes inn her. Brukerdefinerte felter Hvis du har opprettet brukerdefinerte felter på varen kan disse opprettes her. Hvert felt skal sngis med feltets ID. Hvis et felt har ID 1, skal kolonnen matches med 'field 1' etc.
- Fyll ut filen din med den relevante dataen og lagre den som en .CSV UTF-8 (kommasepareret) fil
- Klikk på "Velg fil" for å laste opp filen
- Nå har du muligheten til å tilpasse importen og sikre at kolonnene og dataen som skal importeres til Rackbeat stemmer overens. Hvis du er i tvil om hvordan dette trinnet fungerer, kommer det en nærmere forklaring her:
Øverst i vinduet kan du se excel-filen din. Under ser du noen overskrifter i fet teskt - det er "navnet" på datafeltene for kunder i Rackbeat. Kolonnene i excel-filen din skal parres med datafeltene i Rackbeat- Det blir de via boksen under overskriften. Boksen under overskriften skal altså inneholde navnet på den aktuelle kolonnen i excel-filen din. Hvis du bruker eksempel-filen har den allerede parret de matchende kolonnene.
Hvis det er kolonner i excel-filen din du ikke ønsker å importere data fra, kan du slette dem ved å klikke på "X" i den aktuelle boksen.
Hvis en boks ikke er blitt parret (står tom) kan du trekke navnet på kolonnen i excel-filen du ønsker å parre datafeltene med, ned i boksen.
OBS! Du trenger ikke parre alle feltene - det må gjerne være tomme bokser hvis denne dataen ikke er relevant for deg. - Nå kan du importere filen
Primære årsaket til at importfilen ikka kan bli lest i Rackbeat:
- Blanke celler i CSV-filen
- En inntastet gruppe som ikke finnes i Rackbeat i forveien
- En inntastet enhet som ikke finnes i Rackbeat i forveien
- En inntastet lokasjon som ikke finnes i Rackbeat i forveien
- En inntastet leverandørnummer som ikke finnes i Rackbeat i forveien
- Varenummer med over 25 tegn
- Varenavn med over 255 tegn