Innholdsfortegnelse
Slik eksporterer du data
Eksport-knappen ligger alltid øverst til høyre i Rackbeat. Den er merket enten 'Eksport' eller 'Importer/Eksporter'.
Når du åpner eksportfunksjonen, blir du vanligvis bedt om å velge både Type og Overskrifter.
Type angir om du vil eksportere overordnet informasjon fra for eksempel en ordre, eller de tilhørende varelinjene.
Overskrifter brukes til å definere hvilke datafelt som skal inkluderes i eksporten. Hver overskrift tilsvarer et felt i enten ordren eller varelinjen og blir en egen kolonne i den eksporterte filen.
På denne måten kan du skreddersy eksportfilen til akkurat det du har behov for.
Når du har valgt informasjonen du ønsker å inkludere i eksporten, klikker du på den blå Eksport-knappen for å laste ned filen.
Tilbud
Under Tilbud kan du eksportere både Tilbud og Tilbudslinjer.
Velg én av disse typene i pop-up-vinduet når du åpner eksporten:
Tilbud - Med denne funksjonen eksporterer du overordnet data for tilbudene i oversikten. Dette inkluderer all informasjon på tilbudet, som dekningsbidrag, totalpris, brukerdefinerte felter m.m.
Tilbudslinjer - Med denne funksjonen eksporterer du alle tilbudslinjer fra tilbudene i oversikten. Eksporten inneholder kun tilbudslinjene med tilhørende informasjon, som vekt, pris, antall, brukerdefinerte felter m.m.
Ordrer
Under salgsordre kan du eksportere både Ordrer og Ordrelinjer.
Du velger ett av disse alternativene under 'Type' i pop-up-vinduet når du åpner eksport, som du finner via Salg → Ordrer → Importer / Eksporter:
Ordrer - Med denne funksjonen kan du eksportere overordnet data for salgsordrene i oversikten. Dette inkluderer all informasjon på ordren, som adresse, referanse, total m.m.
Ordrelinjer - Med denne funksjonen kan du eksportere alle varelinjer fra salgsordrene i oversikten. Eksporten inneholder kun varelinjene med tilhørende informasjon, som vekt, pris, antall, brukerdefinerte felter m.m.
Kundefakturaer
Under kundefakturaer kan du eksportere både Kundefakturaer og Fakturalinjer.
Du velger ett av disse alternativene under 'Type' i pop-up-vinduet når du åpner eksport, som du finner via Salg → Fakturaer → Importer / Eksporter:
Kundefakturaer - Med denne funksjonen kan du eksportere overordnet data for fakturaene i oversikten. Det er ikke selve PDF-filene som eksporteres; i stedet settes informasjonen fra fakturaene i systemet sammen til en ny fil. Dette inkluderer all informasjon på fakturaen, som fakturadato, referanser, total m.m.
Fakturalinjer - Med denne funksjonen kan du eksportere alle varelinjer fra fakturaene i oversikten. Eksporten inneholder kun varelinjene med tilhørende informasjon, som vekt, antall, brukerdefinerte felter m.m.
Kunder
Du kan eksportere kunder og all kundeinformasjon fra kundeoversikten.
Velg de relevante overskriftene (eller klikk på 'Velg alle' nederst), og klikk deretter på 'Eksport' for å lage en fil med alle kundene i oversikten. Du finner funksjonen via Salg → Kunder → Importer / Eksporter:
Tips! Sorter for eksempel på en kundegruppe, eller filtrer på brukerdefinerte felt for å presisere utvalget.
Dataeksport av kundeinformasjon
Dataeksport i Rackbeat gir deg mulighet til å eksportere Kunder, Kundegrupper og Kundekontakter med tilhørende ID-er.
Når du skal importere noe til Rackbeat eller sette opp API vil det ofte være nødvendig å bruke nummeret — ikke navnet — for at mappingen skal bli riktig. Her vil dataeksport være svært nyttig.
I dette eksempelet skal vi gjøre en dataeksport av kundeinformasjon, som er relevant for salgsmodulen.
Du finner denne funksjonen via Brukerinnstillinger → Dataeksport → Kunder:
Eksempel
For å vise forskjellen mellom vanlig eksport og dataeksport har vi laget to eksempler på eksportfiler.
Et eksempel på en vanlig eksportfil av kunder med betalingsbetingelser og layout kan se slik ut:
| Nummer | Betalingsbetingelser | Layout |
| 1002 | Til omgående betaling | DK.std.m.bankoplys. 1.8 |
En dataeksportfil med den samme informasjonen vil derimot se slik ut:
| number | payment_terms_id | layout_id |
| 1002 | 5 | 1 |