Slik importerer du nye kunder

I kundeimporten vår kan du importere helt nye kunder. Du sparer tid hvis du skal importere mange kunder. I denne artikkelen viser vi deg hvordan du importerer nye kunder i Rackbeat.

Hvis du ønsker å oppdatere kundedata som allerede finnes i systemet kan du lese hvordan du gjør dette i artikkelen vår "Slik opdaterer du kundedata via import".

Det kan hende du allerede har en excel-fil med data på lagerflyttingene dine. Den kan du godt bruke hvis den inneholder de obligatoriske kolonnene som gjennomgås senere i artikkelen. Vi anbefaler at du bruker eksempel-filen vår, som viser hvordan en korrekt oppstilt importfil skal se ut. 

Uansett om du bruker din egen fil eller vår er det viktig at formatet som importeres er av typen .CSV (CSV UTF-8 (kommaseparert)).

Før du går i gang skal følgende være oprettet i Rackbeat:

  • Kundegrupper
    Se hvordan du opretter kundegrupper her.
  • Betalingsbetingelser
    Se hvordan du opretter betalingsbetingelser her.
  • Layouts
    Se hvordan du opretter layouts her.

Importering av nye kunder

  1. Klikk på fanen "Salg" øverst på siden
  2. Klikk på "Kunder" i menyen
  3. Klikk på "Importer" øverst i høyre hjørne 
  4. Nå har du muligheten til enten å velge din egen excel-fil eller å laste ned en eksempel-fil ved å klikke på teksten "Eksempel fil"
    Vi anbefaler at du laster ned eksempel-filen og benytter denne for å sikre at du får den korrekte dataen med i importen. 

    Den dataen det ønskes å importere må opfylle følgende kriterier:

    • Obligatorisk informasjon er følgende: Kundenummer, kundenavn, kundegruppe, momssone, layout, betalingsbetingelser samt språk
    • Kundenummeret må maksimum bestå av 9 tegn
    • Kundenavnet må maksimum bestå av 255 tegn
    • Momssone skrives med tall. Domestic (1), EU (2), Abroad (3) samt Domestic, exempt (4).
    Her er en forklaring på de kolonnene det er mulig å innlese. De obligatoriske kolonnene er markert i fet skrift. 

    Kolonne Forklaring
    Kundenummer Kundens nummer. Maksimalt 9 tegn
    Navn Kundens navn. Maksimalt 255 tegn
    Gruppe Kundens gruppe. Gruppens nummer, men ikke navn skal inntastes i denne kolonnen
    Adresse1 Kundens første adresse
    Adresse2 Kundens andre adresse
    Postnummer Kundens postnummer
    By  Kundens by
    Land Kundens land
    MomsSone

    Kundens momssone. Følgende kan angis i importarket: 

    Innland: 1, domestic, innland

    EU: 2, eu, europe, europa

    Utland/Abroad: 3, abroad, utland

    Innland (u. moms): 4, domestic_exempt, domestic (exempt)

    Betalingsbetingelser Her velges kundens betalingsbetingelser. Skal være opprettes på forhånd. Betalingsbetingelsens nummer, men ikke navn skal legges inn i denne kolonnen
    CVR Kundens CVR-nummer
    Mail Kundens mailadresse
    Telefon Kundens telefonnummer
    Valuta

    Kundens primære valuta. Skal angis med valutakode på 3 tegn. Danske kr. (DKK), euro (EUR), etc. Du kan se valutakoden under valutafanen i firmainnstillingene. Her kan du også legge til alle de valutaene virksomheten har bruk for

    Språk

    Kundens språk. Nye språk legges til under språkfanen i firmainnstillingene

    EAN

    Kundens EAN-nummer, hvis dette finnes

    Layout

    Kundens layout. Skal opprettes på forhånd

    MaksKreditt

    Hvis det er en maksimal kreditt kunden har, angis den her

    Brukerdefinerte felter

    Hvis du har opprettet brukerdefinerte felter på kunden, kan disse opprettes her. Hvert felt skal angis med feltets ID. Hvis et felt har ID 1, skal kolonnen matches med 'field 1' etc. 

  5. Fyll ut filen din med relevant data og lagre den som en .CSV UTF-8 (kommaseparert) fil
  6. Klikk på "Velg fil" for å laste opp filen
  7. Nå har du muligheten til å tilpasse importen og sikre at filens kolonner stemmer overens med den dataen som skal importeres til Rackbeat. Hvis du er i tvil om hvordan dette trinnet fungerer, forklares det her: 

    Øverst i vinduet vises excel-filen din. Under dette ser du noen overskrifter i fet skrift - det er "navnet" på datafeltene for kunder i Rackbeat. Kolonnene i excelfilen din skal parres med datafeltene i Rackbeat. Det blir de via boksen under overskriften. Boksen under overskriften skal altså inneholde navnet på den aktuelle kolonnen i excel-filen din. Hvis du bruker eksempel-filen har den allerede automatisk parret med de matchende kolonnene.

    Hvis det er kolonner i excel-filen du ikke ønsker å importere data fra, kan du slette dem ved å klikke på "X" i den aktuelle boksen. 

    Hvis en boks ikke er blitt parret (står tom) kan du trekke navnet på denne kolonnen i excel-filen du ønsker å parre datafeltet med, ned i boksen.

    OBS! Du trenger ikke parre alle feltene - det må gjerne være tomme bokser hvis det er noe data som ikke er relevant for deg.
  8. Nå kan du importere filen

Primære årsaker til at importfilen ikke kan bli innlest i Rackbeat:

  • Tomme celler i obligatoriske kolonner
  • Et inntastet språk finnes ikke i Rackbeat fra før av
  • Et inntastet layout finnes ikke i Rackbeat fra før av
  • En inntastet betalingsbetingelse finnes ikke i Rackbeat fra før av
  • En inntastet kundegruppe finnes ikke i Rackbeat fra før av/en inntastet gruppe skirves med navn i stedet for nummer
  • Kundenummer over 9 tegn
  • Kundenavn over 255 tegn