Sådan importerer du nye kunder

I vores kundeimport kan du importere helt nye kunder. Det sparer dig tid, hvis du skal oprette mange. Nedenfor guider vi dig igennem, hvordan du importerer nye kunder i Rackbeat.

Når du skal oprette mange nye kunder på samme tid, så kan det spare dig en hel del tid hvis du i stedet vælger at importere det ind via en CSV fil.

  1. Forberedelse af Importfil
    1. Eksempel-fil
    2. Krav til Importfil
    3. Oprettelse af Forhåndsindstillinger
  2. Import af Kunder
  3. Udfyldning af Importfil
    1. Obligatoriske Kolonner
    2. Valgfrie Kolonner
  4. Upload af Importfil
    1. Tilpas importen
    2. Almindelige Fejl ved Import

Ønsker du at opdatere eksisterende kundedata i Rackbeat, anbefales det at følge vores artikel Sådan opdaterer du kundedata via import.

Forberedelse af Importfil

Har du allerede en Excel-fil med kundedata, kan den anvendes, hvis den indeholder de nødvendige kolonner. Vi anbefaler dog at bruge vores eksempel-fil for at sikre korrekt format.

Eksempel-fil

Du kan downloade eksempel-filen fra importsektionen i Rackbeat. Eksempel-filen viser korrekt opstilling og nødvendige kolonner.

Den kan du hente ved at gå til:

  1. Gå til 'Salg': Klik på fanen “Salg” øverst.
  2. Vælg 'Kunder': Klik “Kunder” i menuen.
  3. Klik 'Importer/Eksporter': Find “Importer/Eksporter” øverst i højre hjørne og vælg "Importer".
  4. Klik 'Eksempel fil': Klik på teksten, "Eksempel fil" for at hente vores eksempel ned.

Krav til Importfil

Formatet skal være .CSV (CSV UTF-8 (kommasepareret)).

 

Før du importerer, skal følgende være oprettet i Rackbeat:

Import af Kunder

  1. Gå til 'Salg': Klik på fanen “Salg” øverst.
  2. Vælg 'Kunder': Klik “Kunder” i menuen.
  3. Klik 'Importer/Eksporter': Find “Importer/Eksporter” øverst i højre hjørne og vælg "Importer".

Udfyldning af Importfil

Den data, der ønskes importeret, skal opfylde følgende kriterier:

Obligatoriske Kolonner

  • Kundenr: Maks. 9 tegn.
  • Navn: Maks. 255 tegn.
  • Gruppe: Kundegruppens nummer.
  • MomsZone: 1 (Indland), 2 (EU), 3 (Udland), 4 (Indland, uden moms).
  • Betalingsbetingelser: Nummer på betalingsbetingelser.
  • Sprog: Kundens sprog.* 
  • Layout: Her skal du bruge layout nummeret.

* Kundens sprog skal være den sprogkode som sproget er oprettet med, du kan finde dine sprogkoder i Rackbeat ved at gå til dine virksomhedsindstillinger og vælge Sprog.

Herinde kan du finde den sprogkode som sproget er oprettet med:

Valgfrie Kolonner

  • Adresse1
  • Adresse2
  • Postnummer
  • By
  • Land
  • CVR
  • Mail
  • Telefon
  • Valuta
  • EAN
  • Maks Kredit
  • Brugerdefinerede felter

Upload af Importfil

  1. Vælg fil: Klik på "Vælg fil" for at uploade din .CSV fil.
  2. Tilpas importen: Sikr overensstemmelse mellem filens kolonner og datafelterne i Rackbeat.
    • Match kolonnerne i din Excel-fil med datafelterne i Rackbeat ved at trække kolonnenavne til de relevante bokse.
    • Fjern unødvendige kolonner ved at klikke på skaldespands ikonet.

Almindelige Fejl ved Import

Du kan opleve at din import kan fejle, nogle gange vil du få en beskrivelse af fejlen og i andre tilfælde vil du ikke få det.

Eksempler: 

Nogle af de typiske fejl kan komme grundet:

  • Tomme celler i obligatoriske kolonner.
  • Indtastet sprog, layout eller betalingsbetingelse findes ikke i Rackbeat eller er indtastet forkert.
  • Indtastet kundegruppe skrives med navn i stedet for nummer.
  • Kundenummer overstiger 9 tegn.
  • Kundenavn overstiger 255 tegn.
  • Filen er ikke gemt som CSV UTF-8 formatet. 

Efter importen vil kundedata blive opdateret i Rackbeat. Husk at dobbelttjekke alle oplysninger for at sikre, at de er korrekte.

 

Oprettelse af Forhåndsindstillinger

Før du importerer, skal følgende være oprettet i Rackbeat:

    Efter importen vil kundedata blive oprettes i Rackbeat. Husk at dobbelttjekke alle oplysninger for at sikre, at de er korrekte.

    * Ældre video, ikke fuldt up to date.