Opsætning af Shopify integrationen

Du kan integrere Rackbeat til din Shopify aftale, for at synkronisere data mellem Rackbeat og Shopify.

I denne artikel vil vi gennemgå opsætningen af integrationen mellem Shopify og Rackbeat, samt de forskellige punkter og muligheder som du har i forbindelse med din opsætning.

Til at starte med så skal integrationen installeres igennem Rackbeat.

Installation af integrationen

Integrationen mellem Rackbeat og Shopify er tilgængelig i Rackbeats App Sektion.

1. Virksomhedsindstillinger: Før musen op over dit brugernavn i højre hjørne og klik på virksomhedsindstillinger i dropdown menuen.
2. Apps: Klik på apps i menuen ude i venstre side.
3. Find Integration: Find Shopify integrationen og klik "Installer" for at starte installationen af din integration. 
4. Tilføj ny: Klik på "Tilføj ny" for at tilføje en ny shop.
5. Vælg shop: Du føres til en side hvor du skal vælge din Shopify butik og forbinde den til din Rackbeat konto.

Installeret! Nu er din integration installeret, men ikke sat op. I det næste trin kommer vi til at gå igennem hvad de forskellige punkter gør, så du kan sætte den op efter dine behov. 

Der er tre hovedkategorier, du skal konfigurere: generelle indstillinger, varer og ordrer. Derudover findes der en side med avancerede indstillinger, som vi også gennemgår i denne artikel.

Vi starter med de generelle indstillinger som du finder nedenfor: 

General settings

Initial Synchronization

Her har du mulighed for, at synkronisere dine produkter fra Shopify til Rackbeat. Denne mulighed kan kun vælges første gang, du aktiverer integrationen - en såkaldt opstartssynkronisering. 

Customer defaults

Her skal du tage stilling til, hvordan nye kunder, der oprettes i Shopify, skal oprettes i Rackbeat.

Du skal tage stilling til:

• Default currency
  • Angiv den valuta, der bruges i webshoppen.

• Default language
  • Vælg, hvilket sprog nye kunder skal oprettes med.

• Default VAT-zone
  • Vælg, hvilken momszone nye kunder skal have (Domestic, EU, Abroad).

• Activate MOSS:
  
  • Her skal du vælge om du vil aktivere brugen af landespecifik moms. 
    • Aktiveres denne funktion, så vil kundens momszone automatisk vælges baseret på landet i leveringsadressen på kunden.
      • Er leveringsadressen indenfor WooCommerce butikkens land, så vælges momszonen "Indland".
      • Er leveringsadressen indenfor et EU land, så vil momszonen vælges ud fra det pågældende land som adressen er indenfor.
      • Er leveringsadressen udenfor EU eller hvis der ikke er nogen leverings adresse, så vil momszonen være den standard momszone som sættes i feltet "Momszone for kunder udenfor EU".
      • VIGTIGT HVIS DU BRUGER E-CONOMIC! Før denne funktion aktiveres, så skal du sikre dig at at momssatsen for EU landende på varegrupperne er ens i e-conomic og Rackbeat.

• Default Customer Group
  • Vælg, hvilken kundegruppe dine kunder skal tilknyttes.

• Default layout
  • Vælg, hvilket af dine layouts der skal vælges når en ny kunde oprettes i Rackbeat.

• Default payment terms
  • Vælg, hvilken betalingsbetingelse der skal være standard for nye kunder.

Default Employees

Her skal du tage stilling til, hvilken medarbejder der skal tilknyttes ordrer, som kommer ind via Shopify integrationen.

Nye ordrer fra webshopsalg og POS oprettes med en medarbejder i 'Vores reference'-feltet i Rackbeat.

• Standard employee for Web orders
  • Vælg, hvilken medarbejder der skal være tilknyttet alle ordrer fra Webshoppen.
    
• Standard employee for POS orders
  • Vælg, hvilken medarbejder der skal være tilknyttet alle ordrer fra POS. 
    

Default Shipping Product

Du skal vælge det fragtprodukt i Rackbeat, som fragtomkostningerne fra Shopify skal lægges ind på. 

• Shipping product number
  • Skriv produktnummeret for fragtproduktet. 

Product settings

Product Synchronization

Her skal du bestemme, hvilken 'vej' du vil synkroniserer dine produkter.

Du skal tage stilling til, hvor du vil oprette og vedligeholde dine produkter - enten Rackbeat eller Shopify. Du kan også vælge ikke at synkronisere dine produkter mellem systemerne. 

Hvis du vælger Rackbeat, vil dine produkter blive synkroniseret live fra Rackbeat til Shopify. Hvis du vælger Shopify, vil dit produkt blive synkroniseret live fra Shopify til Rackbeat.

Du vil også kunne vælge fra at produkt beskrivelsen skal overføres fra Rackbeat til Shopify.

• Choose the default product group
  • Vælg, hvilken produktgruppe nye produkter skal placeres i, når de synkroniseres til Rackbeat.

• Cost price synchronization from Rackbeat to Shopify
  • Vælg, hvilken kostpris der synkroniseres (den anbefalede kostpris, den faktiske kostpris eller ingen synkronisering af kostprisen).

• Online availability
  • Hvilke produkter der skal være tilgængelige i din webshop.
  • Hvis du vælger 'Always online', vil alle dine produkter altid være tilgængelig i din webshop.
  • Hvis det ikke er alle dine produkter, der skal være tilgængelige i webshoppen, skal du oprette et brugerdefineret felt af typen 'Afkrydsningsfelt/Checkbox' på produkter (item). Feltet kunne eksempelvis hedde 'Tilgængelig i webshop'.
    Når du har oprettet feltet, vil det være synligt i drop-down menuen for 'Online availability'. Hvis du vælger den mulighed i drop-down menuen, vil det kun være produkter, der har flueben i feltet på produktkortet, som er synlig i webshoppen. 
    
• Sales prices in Rackbeat are excluded Vat
  

  • Hvis sætter flueben her, tilføjer vi 25% moms på dine salgspriser, når data sendes til Shopify. Denne indstilling bruges kun, når produktsynkronisering er indstillet til at gå fra Rackbeat til Shopify.

    

Stock Synchronization

Disse indstillinger bestemmer, hvordan lagerværdier overføres til Shopify.

• Synchronize inventory status from Rackbeat to Shopify
  • Hvis du sætter flueben i dette felt, vil lagertallet blive synkroniseret fra Rackbeat til Shopify via Webhooks.
    
    
• Stock type to synchronize
  • Her kan du vælge, hvilket lagertal der bliver synkroniseret til Shopify. Skal det være det, du har på lager lige nu (In Stock)? Eller skal det være det, du har til rådighed, når der tages højde for åbne ordre, der endnu ikke er afsendt (Available).
    
    
• Sync stock for all duplicate SKU's (up to a maximum of 250 products)
  • Hvis du sætter dette flueben, vil systemet opdatere alle duplikerede SKU'er i Shopify med lagerantallet fra deres Rackbeat-modstykke.
    
    

Order Settings

Order Synchronization

• Select the status Shopify orders should have, before being synchronized to Rackbeat
  • Hvilken status en ordre skal have i Shopify for, at den bliver overført til Rackbeat. Skal den overføres, ligeså snart ordren er oprettet (Created), når den er betalt (Paid), eller først når den er fuldført (Fulfilled).
    Du kan ligeledes vælge ikke, at overføre ordrer fra Shopify til Rackbeat (Don't transfer orders).
    
• Select the status for new orders created in Rackbeat
  • Her vælger du, hvilken status ordren skal have i Rackbeat efter den overføres. Skal ordres oprettes i Rackbeat som:
    • Udkast: ordrekladde, der kan redigeres.
    • Booket: ordren er bogført - denne kan genåbnes og redigeres.
    • Klar til afsendelse: ordren er bogført og der er oprettet en forsendelse på ordren - der bliver først trukket lager, når forsendelsen markeres som værende 'afsendt'.
    • Afsendt: ordren er bogført og markeret som afsendt - her er lageret trukket. Der skal fortsat oprettes en faktura i Rackbeat for at færdiggøre ordren.
    • Klar til faktura: ordren er bogført, og der er oprettet en fakturakladde, som er klar til at blive afsendt.
    • Faktureret: ordren er bogført og markeret som faktureret - den er ikke afsendt og der er derfor heller ikke trukket lager - det skal gøres manuelt.
    • Faktureret og afsendt: ordren er markeret som bogført og faktureret, og ordren er markeret som afsendt - der er trukket lager.
    • Faktureret og klar til afsendelse: ordren er markeret som bogført og faktureret, og der er oprettet en forsendelse på ordren - der bliver først trukket lager, når forsendelsen markeres som 'afsendt'.

• Choose the numbers that should be used when creating new orders in Rackbeat
  • Her skal du vælge, hvilket nummer ordrer skal oprettes med i Rackbeat. Skal ordren følge Rackbeats nummerserie og tage det næste ledige nummer (Use next available from Rackbeat), eller skal den oprettes med samme ordrenummer, som den har i Shopify?
    
• Transfer Shopify refunds to Rackbeat as credit notes
  • Hvis du sætter flueben her, vil ordrer, der er 'returneret/refunded' i Shopify, blive oprettet som kreditnotaer i Rackbeat. Kreditnotaen vil blive oprettet som fuldt bogført, og produkter bliver automatisk tilbageført til lageret.
    
• Default customer for Shopify Orders
  
  • Her kan du vælge den kunde i Rackbeat som skal bruges hver gang en ordre synkroniseres fra Shopify, og som ikke har en kunde forbundet til sig. Her skal du angive kundenummeret på kunden (Det er vigtigt at denne kunde i Rackbeat har en email og adresse i deres kundeinformationer). 

Order Fulfillment

• Rackbeat primary warehouse
  • Her vælger du, hvilken lokation i Rackbeat som produkterne skal trækkes fra ved webshopordrer. 
    
• Shopify primary warehouse
  • Her vælger du, hvilken lokation i Shopify som lagertallet fra Rackbeat skal synkroniseres til.
    

Shopify POS

• Select status for new Shopify POS orders created in Rackbeat
  • Her skal du vælge, hvilken status POS ordrer skal have i Rackbeat efter den overføres. Skal den oprettes i Rackbeat som: 
    • Udkast (ordrekladde, der kan redigeres).
    • Booket (ordren er bogført - den kan genåbnes og redigeres).
    • Klar til afsendelse (ordren er bogført og der er oprettet en forsendelse på ordren - der bliver først trukket lager, når forsendelsen markeres som værende 'afsendt').
    • Afsendt (ordren er bogført og markeret som afsendt - her er lageret trukket. Der skal fortsat oprettes en faktura i Rackbeat for at færdiggøre ordren).
    • Klar til faktura (ordren er bogført, og der er oprettet en fakturakladde, som er klar til at blive afsendt).
    • Faktureret (ordren er bogført og markeret som faktureret - den er ikke afsendt, og der er derfor heller ikke trukket lager - det skal gøres manuelt).
    • Faktureret og afsendt (ordren er markeret som bogført og faktureret, og ordren er markeret som afsendt - der er trukket lager).
    • Faktureret og klar til afsendelse (ordren er markeret som bogført og faktureret, og der er oprettet en forsendelse på ordren - der bliver først trukket lager, når forsendelsen markeres som 'afsendt').

• Select a fixed customer number for new Shopify POS orders
  • Her kan du vælge en fast kunde, som alle POS ordrer skal knyttes til. Indsæt kundenummeret.

• Select a fixed Rackbeat warehouse for new Shopify POS orders
  • Her vælger du, hvilken lokation i Rackbeat som produkterne skal trækkes fra ved POS ordrer. 

Advanced Settings

Advanced order options

• Use customer product prices
  • Hvis du sætter flueben her, vil Rackbeat bruge kundespecifik prissætning på produkter, der kommer fra Shopify.
  • Vær opmærksom på, at dette kan skabe ordrer i Rackbeat, som ikke er identiske med dem i Shopify.

• Mapping of Delivery Country vs. Rackbeat Location
  • Hvis du sætter flueben her, vil du kunne definere en Rackbeat lokation, der skal opfyldes, når ordren bliver synkroniseret ind fra et specifikt land.  

Du har nu været hele opsætningen af Rackbeat og Shopify integrationen igennem.