Oppsetting av Shopify integrasjonen

Du kan integrere Rackbeat til Shopify avtalen din, slik at data overføres mellom de to systemene. I denne artikkelen viser vi deg hvordan du setter integrasjonen opp mellom Rackbeat og Shopify.

Du kan sette opp integrasjonen selv. Vi vil fortsatt anbefale deg at du får hjelp av onboarding-partnerne våre, som kan garantere en korrekt oppsetning av integrasjonen. Kontakt vårt Support team, som kan sette deg i kontakt med en onboarding-partner.

Supporten vår svarer gjerne på spørsmål vedrørende integrasjonen, men assisterer ikke på selve integrasjonsoppsettingen.

Installasjon av integrasjonen

Integrasjonen mellom Rackbeat og Shopify er tilgjengelig i Rackbeats App Sektion, som du finner under "Brukerinnstillinger" (øverst i høyre hjørne) og dermed "Apps" i menyen til venstre.

Apps

Klikk på "Installer" ved Shopify app'en
Klikk på "Legg til ny"
Sett inn URL til den ønskede Shopify nettbutikken og klikk "Begynn oppsetting"
Du vil deretter bli ført til Shopify hvor du skal godkjenne installeringen

Ved oppsettingen av Shopify integrasjonen skal du gjennom fire faner (General, product, Order og Advanced) og ta stilling til hvordan integrasjonen skal fungere. Vi går gjennom alle de fire fanene her og forklarer betydningen av de forksjellige funksjonene.

Generelle innstillinger:

Initial Synchronization

Her har du muligheten til å synkronisere produktene dine fra Shopify til Rackbeat. Denne muligheten kan kun velges første gang du aktiverer integrasjonen - en såkalt oppstartssynkronisering.

NB! Hvis du ikke vil overføre den nåværende lagerbeholdningen fra Shopify til Rackbeat, må du ikke velge oppstartssynkronisering (Disable).

Du må også være oppmerksom på at det ikke er mulig å slette varer/konvertere dem til strukturvarer i Rackbeat, hvis det har vært registrert en lagerbeholdning på varen.

Customer defaults

Her må du ta stilling til hvordan nye kunder som bli opprettet via Shopify skal opprettes i Rackbeat. Du må ta stilling til:

Default currency - angi valutaen som brukes i nettbutikken
Default language - velg hvilket språk nye kunder skal opprettes med
Default VAT-zone - velg hvilken momssone nye kunder skal ha (Domestic, EU, Abroad)
Default Customer Group - velg hvilken kundegruppe kundene dine skal knyttes til
Default layout - velg hvilket layout som skal knyttes til
Default payment terms - velg hvilken betalingsbetingelse som skal være standard for nye kunder

Default Employees

Her tar du stilling til hvilken medarbeider som skal knyttes til ordre som kommer inn via Shopify integrasjonen.

Nye ordre fra salg i nettbutikk og POS opprettes med en medarbeider i 'Vår referanse' - feltet i Rackbeat.

Standardemployee for Web orders - velg hvilken medarbeider som skal være tilknyttet alle ordre fra nettbutikken
Standard employee for POS orders - velg hvilken medarbeider som skal være knyttet til alle ordre fra POS

Hvis du har må opprette en ny medarbeider kan du se denne guiden for å gjøre dette.

Default Shipping Product

Du skal velge det fraktproduktet i Rackbeat som fraktomkostningene fra Shopify skal legges inn på.

Shipping product number - skriv produktnummeret for fraktproduktet

Det er påkrevd for at fraktomkostningene kan overføres korrekt til Rackbeat.

Produktinnstillinger

Product Synchronization

Her skal du først og fremst bestemme hvilken 'vei' du vil synkronisere produktene dine fra. Du skal altså ta stilling til hvor du vil opprette og vedlikeholde produktene dine - enten Rackbeat eller Shopify. Du kan også velge å ikke synkronisere produktene dine mellom systemene.

Hvis du velger Rackbeat vil produktene dine bli synkronisert live fra Rackbeat til Shopify. Hvis du velger Shopify vil produktet ditt bli synkronisert live fra Shopify til Rackbeat.

Choose the default product group - velg hvilken produktgruppe nye produkter skal plasseres i når de synkroniseres til systemet
Cost price synchronization from Rackbeat to Shopify - velg hvilken kostpris som skal synkroniseres (den anbefalte kostprisen, den faktiske kostprisen eller ingen synkronisering av kostprisen)
Online availability - her velger du hvilke produkter som skal være tilgjengelig i nettbutikken din
- Hvis du velger 'Always online' vil alle produktene dine alltid være tilgjengelig i nettbutikken din.
- Hvis ikke alle produktene dine skal være tilgjengelige i nettbutikken, må du opprette et brukerdefinert felt av typen 'Avkryssningsfelt/Checkbox' på produkter (item). Feltet kunne eksempelvis hete 'Tilgjengelig i nettbutikken'.
  Når du har opprettet dette feltet vil det være synlig i dropdown menyen for 'Online Availability'. Hvis du velger dette alternativet i dropdown manyen, vil det kun være de produktene som er huket av i feltet på produktkortet som er synlig i nettbutikken
Sales prices in Rackbeat are excluded Vat - hvis du huker av her, legger vi til 25% moms på salgsprisene dine, når data sendes til Shopify. Denne innstillingen brukes kun når produktsynkronisering er innstilt til å gå fra Rackbeat til Shopify.

Stock Synchronization

Disse innstillingene bestemmer hvordan lagerverdier overføres til Shopify.

Synchronize inventory status from Rackbeat to Shopify - hvis du huker av her vil lagertallet bli synkronisert fra Rackbeat til Shopify via Webhooks.
Stock type to synchronize - her kan du velge hvilket lagertall som blir synkronisert til Shopify. Skal det være det du har akkurat nå (In Stock)? Eller skal det være det du har til rådighet når det tas høyde for åpne prdre som enda ikke er avsendt (Available)?
Sync stock for all duplicate SKU's (up to a maximum of 250 products) - hvis du huker av her vil systemet oppdatere alle duplikerte SKU'er i Shopify med lagerantallet fra deres Rackbeat-motstykke.

Ordreinnstillinger

Order Synchronization

Select the status Shopify orders should have before being synchronized to Rackbeat - her skal du velge hvilken status en ordre skal ha i Shopify for at den blir overført til Rackbeat. Skal den overføres så snart ordren er opprettet (Created), når den er betalt (Paid) eller når den er fullført (Fulfilled)? Du kan også velge å ikke overføre ordre fra Shopify til Rackbeat (Don't transfer orders).
Select the status for nes orders created in Rackbeat - her velger du hvilken status ordren skal ha i Rackbeat etter den overføres. Skal den opprettes i Rackbeat som:
- Utkast (ordrekladd som kan redigeres)
- Booket (ordren er bokført - den kan stadig gjenåpnes og redigeres)
- Klar til sending (ordren er bokført og det er opprettet en forsendelse på ordren - som først blir trukket fra lageret når forsendelsen markeres som værende 'sendt')
- Sendt (ordren er bokført og markert som sendt - her er lageret trukket. Det skal fortsatt opprettes en faktura i Rackbeat for å ferdigstille ordren)
- Klar til faktura (ordren er bokført og det er opprettet en fakturakladd som er klar til å bli sendt)
- Fakturert (ordren er bokført og markert som fakturert - den er ikke avsendt og det er derfor heller ikke trukket fra lageret - dette skal gjøres manuelt)
- Fakturert og sendt (ordren er markert som bokført og fakturert, og ordren er markert som sendt - det er trukket fra lager)
- Fakturert og klar til sending (ordren er markert som bokført og fakturert og det er opprettet en forsendelse på ordren - det blir først trukket fra lager når forsendelsen markeres som 'sendt')
Choose the numbers that should be used when creating new orders in Rackbeat - her velger du hvilket nummer ordre skal ha i Rackbeat. Skal ordren følge Rackbeats nummerserie og ta det neste ledige nummeret (Use next available from Rackbeat) eller skal den opprettes med samme ordrenummer, som den har i Shopify?
Transfer Shopify refunds to Rackbeat as credit notes - hvis du huker av her vil ordre som er 'returnert/refunded' i Shopify bli opprettet som kreditnotaer i Rackbeat. Kreditnotaen vil bli opprettet som fult bokført og produkter blir automatisk tilbakeført til lageret

Order Fulfillment

Rackbeat primary warehouse - her velger du hvilken lokasjon i Rackbeat som produktene skal trekkes fra ved webshopordre
Shopify primary warehouse - her velger du hvilken lokasjon i Shopify som lagertallet fra Rackbeat skal synkroniseres til

Shopify POS

Select status for new Shopify POS orders created in Rackbeat - her velger du hvilken status POS ordre skal ha i Rackbeat etter den overføres. Skal den opprettes i Rackbeat som:
- Utkast (ordrekladder som kan redigeres)
- Booket (ordren er bokført - den kan stadig gjenåpnes og redigeres)
- Klar til sending (ordren er bokført og det er opprettet en forsendelse på ordren - som først blir trukket fra lageret når forsendelsen markeres som 'sendt')
- Sendt (ordren er bokført og markert som sendt - her er lageret trukket. Det skal fortsatt opprettes en faktura i Rackbeat for å fersigstille ordren)
- Klar til faktura (ordren er bokført og det er opprettet en fakturakladd som er klar til å bli sendt)
- Fakturert (ordren er bokført og markert som fakturert - den er ikke sendt og der er derfor heller ikke trukket noe fra lageret - dette gjøres manuelt)
- Fakturert og sendt (ordren er markert som bokført og fakturert og ordren er market som sendt - det er trukket fra lageret)
- Fakturert og klar til sending (ordren er markert som bokført og fakturert og det er opprettet en forsendelse på ordren - som blir først trukket på lager når forsendelsen markeres som 'sendt')
Select a fixed customer number for new Shopify POS orders - her kan du velge en fast kunde som alle POS ordre skal knyttes til. Sett inn kundenummeret.
Select a fixed Rackbeat warehouse for new Shopify POS orders - her velger du hvilken lokasjon i Rackbeat som produktene skla trekkes fra ved POS ordre.

Avanserte innstillinger

Advanced order options

Use customer product prices - hvis du huker av her vil Rackbeat bruke kundespesifikk prissetting på produkter som kommer fra Shopify. Vær oppmerksom på at dette kan skape ordre i Rackbeat som ikke er identiske med dem som er i Shopify.
Mapping of Delivery Country vs. Rackbeat Location - hvis du huker av her vil du kunne definere en Rackbeat-lokasjon som skal brukes til oppfyldelse når en ordre kommer inn fra et spesifikt land.