Opsætning af Shopify integrationen

Du kan integrere Rackbeat til din Shopify aftale, så data overføres mellem de to systemer. Nedenfor guider vi dig igennem, hvordan du sætter integrationen op mellem Rackbeat og Shopify.

Du kan selv opsætte integrationen. Vi anbefaler dog, at du får hjælp af en af vores onboarding-partnere, der kan garantere korrekt opsætning af integrationen. Kontakt vores Support team, som kan sætte dig i kontakt med en onboarding-partner.

Vores Support svarer gerne på spørgsmål vedrørende integrationen, men assisterer ikke på selve integrationsopsætning.

Installation af integrationen

Integrationen mellem Rackbeat og Shopify er tilgængelig i Rackbeats App Sektion, som du finder under "Brugerindstillinger" (højre hjørne øverst) og dernæst "Apps" i menuen til venstre.

Klik "Installér" ved Shopify app'en
Klik "Tilføj ny"
Indsæt URL til den ønskede Shopify webshop og klik "Påbegynd opsætning"
Du vil herefter blive ført til Shopify, hvor du skal godkende installeringen

Ved opsætning af din Shopify integration skal du igennem fire forskellige faner (General, Product, Order og Advanced) og tage stilling til, hvordan integrationen skal fungere. Vi gennemgår alle fire faner her og forklarer betydningen af de forskellige funktioner.

General settings:

Initial Synchronization

Her har du mulighed for at synkronisere dine produkter fra Shopify til Rackbeat. Denne mulighed kan kun vælges første gang, du aktiverer integrationen - en såkaldt opstartssynkronisering.

NB! Hvis du ikke ønsker at overføre den nuværende lagerbeholdning fra Shopify til Rackbeat, skal du ikke vælge opstartssynkronisering (Disable).

Du skal også være opmærksom på, at det ikke muligt at slette varer/konvertere dem til styklister i Rackbeat, hvis der har været registreret en lagerbeholdning på varen.

Customer defaults

Her skal du tage stilling til, hvordan nye kunder, der bliver oprettet via Shopify, skal oprettes i Rackbeat. Du skal tage stilling til:

Default currency - angiv den valuta, der bruges i webshoppen
Default language - vælg, hvilket sprog nye kunder skal oprettes med
Default VAT-zone - vælg, hvilken momszone nye kunder skal have (Domestic, EU, Abroad)
Default Customer Group - vælg, hvilken kundegruppe dine kunder skal tilknyttes
Default layout - vælg, hvilket layout der skal tilknyttes
Default payment terms - vælg, hvilken betalingsbetingelse der skal være standard for nye kunder

Default Employees

Her skal du tage stilling til, hvilken medarbejder der skal tilknyttes ordrer, som kommer ind via Shopify integrationen.

Nye ordrer fra webshopsalg og POS oprettes med en medarbejder i 'Vores reference'-feltet i Rackbeat.

Standard employee for Web orders - vælg, hvilken medarbejder der skal være tilknyttet alle ordrer fra Webshoppen
Standard employee for POS orders - vælg, hvilken medarbejder der skal være tilknyttet alle ordrer fra POS

Hvis du har brug for at oprette en ny medarbejder, kan du se vores guide til det her.

Default Shipping Product

Du skal vælge det fragtprodukt i Rackbeat, som fragtomkostningerne fra Shopify skal lægges ind på.

Shipping product number - skriv produktnummeret for fragtproduktet

Det er påkrævet, for at fragtomkostningerne kan overføres korrekt til Rackbeat.

Product settings

Product Synchronization

Her skal du først og fremmest bestemme, hvilken 'vej' du vil synkroniserer dine produkter. Du skal altså tage stilling til, hvor du vil oprette og vedligeholde dine produkter - enten Rackbeat eller Shopify. Du kan også vælge ikke at synkronisere dine produkter mellem systemerne.

Hvis du vælger Rackbeat, vil dine produkter blive synkroniseret live fra Rackbeat til Shopify. Hvis du vælger Shopify, vil dit produkt blive synkroniseret live fra Shopify til Rackbeat.

Choose the default product group - vælg, hvilken produktgruppe nye produkter skal placeres i, når de synkroniseres til systemet
Cost price synchronization from Rackbeat to Shopify - vælg, hvilken kostpris der synkroniseres (den anbefalede kostpris, den faktiske kostpris eller ingen synkronisering af kostprisen)
Online availability - her vælger du, hvilke produkter der skal være tilgængelige i din webshop
- Hvis du vælger 'Always online', vil alle dine produkter altid være tilgængelig i din webshop.
- Hvis det ikke er alle dine produkter, der skal være tilgængelige i webshoppen, så skal du oprette et brugerdefineret felt af typen 'Afkrydsningsfelt/Checkbox' på produkter (item). Feltet kunne eksempelvis hedde 'Tilgængelig i webshop'.
  Når du har oprettet det felt, vil det være synligt i drop-down menuen for 'Online availability'. Hvis du vælger den mulighed i drop-down menuen, vil det kun være de produkter, der har flueben i feltet på produktkortet, som er synlig i webshoppen.
Sales prices in Rackbeat are excluded Vat

Hvis sætter flueben her, tilføjer vi 25 % moms på dine salgspriser, når data sendes til Shopify. Denne indstilling bruges kun, når produktsynkronisering er indstillet til at gå fra Rackbeat til Shopify.

Stock Synchronization

Disse indstillinger bestemmer, hvordan lagerværdier overføres til Shopify.

Synchronize inventory status from Rackbeat to Shopify - hvis du sætter flueben her, vil lagertallet blive synkroniseret fra Rackbeat til Shopify via Webhooks.
Stock type to synchronize - her kan du vælge, hvilket lagertal der bliver synkroniseret til Shopify. Skal det være det, du har på lager lige nu (In Stock)? Eller skal det være det, du har til rådighed, når der tages højde for åbne ordre, der endnu ikke er afsendt (Available)?
Sync stock for all duplicate SKU's (up to a maximum of 250 products) - hvis du sætter flueben her, vil systemet opdatere alle duplikerede SKU'er i Shopify med lagerantallet fra deres Rackbeat-modstykke.

Order Settings

Order Synchronization

Select the status Shopify orders should have, before being synchronized to Rackbeat - her skal du vælge, hvilken status en ordre skal have i Shopify, for at den bliver overført til Rackbeat. Skal den overføres, ligeså snart ordren er oprettet (Created), når den er betalt (Paid), eller først når den er fuldført (Fulfilled)?
Du kan også vælge ikke at overføre ordrer fra Shopify til Rackbeat (Don't transfer orders).
Select the status for new orders created in Rackbeat - her skal du vælge, hvilken status ordren skal have i Rackbeat efter den overføres. Skal den oprettes i Rackbeat som:
- Udkast (ordrekladde, der kan redigeres)
- Booket (ordren er bogført - den kan stadig genåbnes og redigeres)
- Klar til afsendelse (ordren er bogført og der er oprettet en forsendelse på ordren - der bliver først trukket lager, når forsendelsen markeres som værende 'afsendt')
- Afsendt (ordren er bogført og markeret som afsendt - her er lageret trukket. Der skal fortsat oprettes en faktura i Rackbeat for at færdiggøre ordren)
- Klar til faktura (ordren er bogført, og der er oprettet en fakturakladde, som er klar til at blive afsendt)
- Faktureret (ordren er bogført og markeret som faktureret - den er ikke afsendt og der er derfor heller ikke trukket lager - det skal gøres manuelt)
- Faktureret og afsendt (ordren er markeret som bogført og faktureret, og ordren er markeret som afsendt - der er trukket lager)
- Faktureret og klar til afsendelse (ordren er markeret som bogført og faktureret, og der er oprettet en forsendelse på ordren - der bliver først trukket lager, når forsendelsen markeres som 'afsendt')
Choose the numbers that should be used when creating new orders in Rackbeat - her skal du vælge, hvilket nummer ordrer skal oprettes med i Rackbeat. Skal ordren følge Rackbeats numnmerserie og tage det næste ledige nummer (Use next available from Rackbeat), eller skal den oprettes med samme ordrenummer, som den har i Shopify?
Transfer Shopify refunds to Rackbeat as credit notes - hvis du sætter flueben her, vil ordrer, der er 'returneret/refunded' i Shopify, blive oprettet som kreditnotaer i Rackbeat. Kreditnotaen vil blive oprettet som fuldt bogført, og produkter bliver automatisk tilbageført til lageret

Order Fulfillment

Rackbeat primary warehouse - her vælger du, hvilken lokation i Rackbeat som produkterne skal trækkes fra ved webshopordrer
Shopify primary warehouse - her vælger du, hvilken lokation i Shopify som lagertallet fra Rackbeat skal synkroniseres til

Shopify POS

Select status for new Shopify POS orders created in Rackbeat - her skal du vælge, hvilken status POS ordrer skal have i Rackbeat efter den overføres. Skal den oprettes i Rackbeat som:
- Udkast (ordrekladde, der kan redigeres)
- Booket (ordren er bogført - den kan stadig genåbnes og redigeres)
- Klar til afsendelse (ordren er bogført og der er oprettet en forsendelse på ordren - der bliver først trukket lager, når forsendelsen markeres som værende 'afsendt')
- Afsendt (ordren er bogført og markeret som afsendt - her er lageret trukket. Der skal fortsat oprettes en faktura i Rackbeat for at færdiggøre ordren)
- Klar til faktura (ordren er bogført, og der er oprettet en fakturakladde, som er klar til at blive afsendt)
- Faktureret (ordren er bogført og markeret som faktureret - den er ikke afsendt, og der er derfor heller ikke trukket lager - det skal gøres manuelt)
- Faktureret og afsendt (ordren er markeret som bogført og faktureret, og ordren er markeret som afsendt - der er trukket lager)
- Faktureret og klar til afsendelse (ordren er markeret som bogført og faktureret, og der er oprettet en forsendelse på ordren - der bliver først trukket lager, når forsendelsen markeres som 'afsendt')

Select a fixed customer number for new Shopify POS orders - her kan du vælge en fast kunde, som alle POS ordrer skal knyttes til. Indsæt kundenummeret.
Select a fixed Rackbeat warehouse for new Shopify POS orders - her vælger du, hvilken lokation i Rackbeat som produkterne skal trækkes fra ved POS ordrer.

Advanced Settings

Advanced order options

Use customer product prices - hvis du sætter flueben her, vil Rackbeat bruge kundespecifik prissætning på produkter, der kommer fra Shopify. Vær opmærksom på, at dette kan skabe ordrer i Rackbeat, som ikke er identiske med dem i Shopify.
Mapping of Delivery Country vs. Rackbeat Location - hvis du sætter flueben her,
vil du kunne definere en Rackbeat-lokation, der skal bruges til opfyldelse, når en ordre kommer ind fra et specifikt land.